Las decisiones son la savia de las organizaciones, y es en las reuniones donde se suelen tomar las decisiones más relevantes para la empresa. Sin embargo, muchos ejecutivos se muestran desconcertados – en el mejor de los casos – al describir sus experiencias. Algunos líderes se preguntan abiertamente cómo es posible que dediquen tanto tiempo (de seis a siete horas diarias y a veces más) a algo que les resulta tan improductivo.

En la farmacia, el tiempo destinado a las reuniones es un bien todavía más escaso. Suelen producirse a horas “complicadas” –a mediodía, en otro turno…– con los consiguientes problemas de organización que ello acarrea. Por ello es importante  disponer de herramientas que ayuden a optimizar las reuniones. Evidentemente el titular puede tomar decisiones sin contar para nada con los colaboradores, en este caso los consideraríamos empleados puros y duros. Pero si consideramos que el equipo tiene un valor y nos puede ayudar, le dejamos su protagonismo adecuado. En definitiva, aceptamos que es quien está al frente del mostrador y es interesante organizar reuniones participativas.

El problema no es la reunión. Es la falta de preparación para iniciar un proceso de toma de decisiones eficaz y exitoso: Objetivo poco claro, datos relevantes no identificados, criterios para seleccionar la mejor alternativa inexistentes… Factores críticos que se pasan por alto y que hacen que la decisión se tome por propia intuición, experiencias pasadas o por el grado de dificultad de su puesta en marcha.

Para mejorar la toma de decisiones y evaluar de forma rápida y eficaz toda la información disponible que, en muchos casos, es extensa, tiene diferentes formatos y es no excluyente, debemos seguir un método que nos ayude y nos guíe.

Una forma clásica de toma decisiones estructura el proceso en una serie de etapas que guían, ayudan a conceptualizar la información disponible y evitan tomar decisiones basadas en la intuición y en la propia experiencia, que en entornos cambiantes puede llevar a conclusiones erróneas.

No obstante, últimamente ha surgido una nueva herramienta para la toma de decisiones: El mapa mental. Puede ser utilizado como soporte en el proceso anterior o lo puede substituir completamente. Personas con perfil muy analítico utilizan el mapa mental como soporte, mientas que otras más creativas necesitan trabajar fundamentalmente con el mapa mental, ya que es intuitivo y se organiza de forma exclusivamente visual.

¿Qué es un mapa mental?

El mapa mental es una aplicación gráfica que permite representar la información de forma sencilla, clara y creativa para que sea fácilmente asimilada y recordada. Es una muy valiosa herramienta de organización de los pensamientos.

¿Cómo se crea un mapa mental?

Existen dos formas de crear un mapa mental: a mano o mediante ordenador. Sea cual sea el método, hay que definir al inicio el problema a resolver. Por ejemplo, se quiere planificar una reunión muy importante para el negocio, por lo que debe ser útil, de manera que, a la salida, las líneas de acción sean claras y compartidas por todos.

1.      La idea central es la siguiente: Planificación de la reunión.

2.      Dibujar una serie de ramas que salen del centro de la idea central. En cada rama hay que escoger una palabra clave que se asocia con el tema. Estos son los principales pensamientos, las ideas básicas de ordenación.

3.      Una pauta importante es escribir las palabras clave de forma clara, encima de cada rama principal y secundaria o sucesiva. Es esencial escribir únicamente una palabra por rama. A pesar de que parece limitar las asociaciones, en realidad da coherencia y ayuda a que todas las alternativas sean consideradas.

4.      La ventaja del mapa, con sus ramas y palabras claves, es que la mente ve una sola palabra y se centra en ella, con lo que genera una multitud de asociaciones importantes para la resolución del problema.

5.      Aunque las ramas de un mapa mental representan una estructura jerárquica en forma de árbol, su distribución radial elimina la priorización de conceptos que está implícita en otras formas de organización de la información como son los esquemas o la toma de notas.

Proceso de creación de un mapa mental en 3 fases que se puede aplicar en un problema

1. Inicio

Dibujar una imagen central estimulante que represente el tema de interés. Debe de estar situada en el centro de la hoja y de ella debe irradiar cada idea que venga a la mente. Hay que dejar que las ideas fluyan rápido durante veinte minutos, aproximadamente.

Trabajar con rapidez libera el cerebro de patrones de pensamiento habituales y fomenta la creatividad. Al principio, pueden parecer absurdas. No obstante, no deben de ser descartadas ya que, a veces, son la clave de otras formas de abordar el problema.

2. Revisión

Se revisa el esquema y se integran ideas. Se crea un nuevo mapa en el que se identifican ramas principales, se clasifican jerarquías y se encuentran nuevas asociaciones.

3. Final

Utilizar el mapa mental para buscar la solución, la decisión o la comprensión del problema creativo inicial. Esto a veces implica trabajar más sobre el mapa mental, realizando conexiones entre ramas y quizá añadiendo más ramas secundarias.

¿Cuáles son las principales ventajas de un mapa mental?

El mapa mental no tiene rival como herramienta que permite al cerebro pensar de forma irradiante. Su propia forma y la manera en que está diseñado trabaja con el cerebro, no contra él, y porque es una manera natural, más clara y más eficaz de utilizar su cerebro, favorece la creatividad y la generación de ideas innovadoras

1.      Ofrece una visión global sin perder de vista los detalles.

2.      Facilita la orientación, definiendo tanto el punto de partida como la meta deseada.

3.      Permite organizar la información (hasta una gran cantidad de datos) en un esquema sencillo.

4.      Facilita la toma de decisiones y la solución de problemas, mostrando nuevos caminos para conseguirlo.

5.      Resulta fácil de consultar y recordar, porque respeta el funcionamiento natural del cerebro.

6.      Facilita la comunicación a terceros de ideas y propuestas.

7.      Permite ser más persuasivo en una negociación.

¿Por qué resulta tan útil y positivo utilizar mapas mentales?

Porque funcionan igual que el cerebro: no son secuenciales, sino visuales. Su utilización potencia la memoria (se ha demostrado que hasta multiplicando por seis), y en este sentido son muy útiles como método de estudio y para aprobar exámenes y oposiciones.

La planificación a través de mapas mentales incrementa exponencialmente la productividad profesional, en especial cuando se trata de analizar y dar solución a situaciones complejas, en las que tienen importancia distintas consideraciones.

Quienes marcarán la tendencia en la nueva década serán los individuos que puedan pensar creativamente para resolver problemas, encontrar soluciones, añadir valor y permitir la innovación.

Podemos encontrar lo que necesitamos saber cuándo necesitamos saberlo. Ya no necesitamos gestores de información, necesitamos aprender a gestionar mejor a los gestores del conocimiento.

¿Puede sernos útil en la farmacia?

En la primera visita que realizamos a una farmacia y para romper el hielo con el titular, siempre le decimos: “Verdad que cada vez tenéis más tiempo para gestionar, menos trabajo de tipo burocrático con la Administración, más tiempo para formaros…”. La cara del titular suele transformarse y rápidamente esboza una sonrisa cuando se da cuenta de que es una ironía. Dicen que el humor es la mejor vacuna ante las situaciones que se ven como difíciles.

La realidad es que el tiempo es un bien escaso y cualquier herramienta que nos ayude a gestionar el equipo, planificar las campañas, aportar creatividad al negocio, sumar, buscar nuevos nichos de mercado… debe ser bienvenida.

Pongamos un pequeño ejemplo de cómo aplicar un mapa de ideas a la campaña de solares. Imagen 3. Pongamos los elementos principales:

Análisis previo, los resultados del año anterior, el stock que tenemos.

En base a todo el historial, fijaremos unos objetivos y unos laboratorios a negociar.

Fijaremos la logística necesaria: Qué material de PLV tenemos y cuál crearemos, quién será el responsable, cuáles son las fechas clave, qué gadgets ofreceremos.

Finalmente, analizaremos la argumentación de las ventas cruzadas, sean directas o por asociación en el momento de consumo. Evidentemente, aquí contaremos con la implicación de todo el equipo.

Si desea profundizar más en la temática, le sugerimos el libro “Mapas mentales para la empresa” de Tony Buzan.